Rencana kelangsungan bisnis

Memikirkan hal-hal yang tidak diinginkan dapat terjadi tidak selalu menyenangkan. Namun, saat Anda membangun bisnis, meluangkan waktu untuk memikirkan hal-hal ini dapat membantu mencegah risiko. Membuat rencana cadangan yang solid untuk bisnis Anda dapat membantu memastikan kesuksesan—bahkan jika sesuatu yang buruk terjadi. Di situlah rencana kelangsungan bisnis dapat membantu.

Apa itu rencana business continuity?

Rencana Business Continuity (BCP) adalah strategi jangka panjang untuk membantu bisnis Anda mengatasi dan pulih dari hambatan besar. Membuat BCP memastikan bahwa, sekalipun terjadi kesalahan, bisnis Anda masih memiliki strategi untuk mengatasi masalah itu.

Apa perbedaan antara rencana kelangsungan bisnis dan rencana kontingensi?

Meskipun terkadang digunakan secara bergantian, rencana kelangsungan bisnis dan rencana kontingensi sebenarnya berbeda. Rencana kontingensi adalah strategi jangka pendek untuk membantu Anda mengatasi dampak langsung dari suatu masalah atau risiko. Rencana keberlangsungan bisnis adalah strategi jangka panjang yang Anda gunakan untuk mengembalikan bisnis ke jalur semula setelah mengalami hambatan atau masalah.

Apa itu templat rencana keberlangsungan bisnis?

Templat rencana kelangsungan bisnis adalah kerangka kerja dasar dari rencana kelangsungan, yang dapat Anda duplikat dengan mudah kapan pun Anda perlu membuat rencana baru. Templat ini dimaksudkan untuk digunakan sebagai kerangka kerja sehingga tim Anda dapat mengisinya dengan informasi penting yang diperlukan untuk menetapkan rencana kelangsungan bisnis yang kuat.

Menggunakan templat rencana kelangsungan bisnis memastikan bahwa setiap BCP yang Anda buat memiliki semua informasi yang dibutuhkan tim untuk membuat rencana yang sukses. Saat ada kerangka kerja yang dapat diulang, tim Anda menjadi lebih terbiasa dengan informasi yang masuk ke dalam BCP. Hasilnya, mereka akan lebih nyaman menggunakan rencana tersebut jika situasi muncul. 

Komponen apa saja yang ada di templat rencana Business Continuity?

Gol dari templat rencana kelangsungan bisnis adalah membantu semua orang di tim memahami hal yang harus dilakukan setelah keadaan darurat terjadi. Artinya, templat BCP Anda harus menata informasi penting ke dalam kategori berikut. Dengan begitu, tim dapat mengisi informasi yang benar saat Anda membangun strategi.

• Individu yang bertanggung jawab langsung (DRI) atau tim khusus penting: Ini adalah titik kontak individu yang akan Anda hubungi jika terjadi keadaan darurat. Anda akan menemukan informasi kontak untuk DRI, serta cara terbaik untuk menghubungi mereka di Bagian ini.

• Penilaian risiko: Ini termasuk dokumen analisis risiko, seperti daftar risiko, yang menganalisis potensi kendala yang mungkin dihadapi proyek atau bisnis Anda. 

• Rencana tindakan: Rencana langkah demi langkah yang akan diikuti tim jika terjadi keadaan darurat.

• Prosedur pemulihan: Bagian ini menjelaskan langkah yang harus diambil tim untuk memulihkan diri dari gangguan besar dalam bisnis.

• Fungsi business penting: Aspek-aspek utama business yang diperlukan untuk menjaga kelancaran segala sesuatunya. Ini adalah operasi minimum yang dibutuhkan Business Anda untuk berjalan lancar jika ingin tetap berfungsi. Penting untuk menyoroti fungsi-fungsi ini sehingga tim Anda tahu area mana yang harus difokuskan jika terjadi keadaan darurat. 

• Rencana suksesi: Jika pemimpin atau DRI tidak dapat mengisi peran, rencana suksesi menyediakan orang cadangan untuk menggantikan mereka. 

• Strategi komunikasi internal: Anda perlu mengembangkan rencana komunikasi untuk menentukan cara membagikan informasi kepada seluruh tim. Mengembangkan strategi komunikasi sebelumnya dapat membantu mencegah informasi yang keliru dan pesan yang membingungkan disampaikan kepada tim selama situasi darurat.

• Proses bisnis alternatif (alias rencana cadangan): Bagian ini berisi detail cara alternatif agar bisnis Anda tetap dapat berfungsi meskipun sebagian gagal. Ini dapat mencakup vendor atau pemasok alternatif, atau solusi manual untuk tugas otomatis. 

Alasan Anda sebaiknya menggunakan templat rencana kelangsungan bisnis

Menggunakan templat rencana kelangsungan bisnis dapat membantu tim Anda dengan beberapa cara berbeda. Berikut caranya.

• Pemulihan lebih cepat: Saat bencana terjadi, Anda ingin dapat memulihkan dengan cepat untuk meminimalkan durasi waktu henti yang dihadapi perusahaan. Mempersiapkan templat BCP dapat membantu meminimalkan waktu yang diperlukan untuk mengembangkan strategi BCP lengkap.

• Membuat beberapa tindakan pencegahan: Terkadang satu BCP tidak cukup. Templat BCP dapat membantu Anda membuat beberapa rencana sehingga Anda memiliki lebih dari satu cara untuk memulihkan jika terjadi keadaan darurat. 

• Asuransi tidak menanggung semuanya: Meskipun mengasuransikan bisnis Anda adalah langkah yang cerdas, asuransi tidak akan dapat membantu Anda dalam semua situasi, seperti penurunan ekonomi. Menggunakan templat BCP berarti bisnis Anda siap mengembangkan strategi sebelum lingkungan eksternal mulai berubah, jadi tim Anda dapat mulai merencanakan segera setelah Anda mendengar kabar tentang sesuatu yang akan terjadi. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim Anda.

• Subtugas. Terkadang, daftar tugas terlalu panjang untuk dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas itu tayang, subtugas bisa membantu. Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi beberapa bagian terpisah—sekaligus membuat daftar tugas kecil selalu terhubung dengan konteks umum dari tugas induk. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau catat setiap bagian dari proses multilangkah dengan subtugas. 

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Olahpesan. Perlu membagikan informasi yang tidak dapat ditindaklanjuti? Coba fitur Pesan Di Asana. Pesan memungkinkan Anda berkomunikasi di dalam Asana tentang pekerjaan yang tidak dapat ditindaklanjuti. Anda dapat mengirimkan pesan ke gabungan individu, tim, dan proyek, jadi semua orang memiliki pemahaman yang sama. Tautkan ke tugas, proyek, dan Gol di Asana untuk memudahkan penerima pesan Anda mendapatkan konteks dan menelaah detailnya.

Aplikasi yang disarankan

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Tim tanpa harus beralih ke browser Anda.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai Di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

Pertanyaan Umum